Excel作为Office办公软件中的表格工具，收集整理数据异常方便，对信息呈现爆炸式增长的今天，无论是对于任何一个行业来说数据的收集、整理、处理变得更为重要。因此Excel的使用更是广泛，成为了众多办公人士手边不能缺少的软件。所以熟练使用Excel也是职场人士必备的一项工作技能，不过Excel的功能的确强大，使用它对于大多数人来说可能没问题，但要用好它就不是一件易事了。下面就一起来看看Excel使用时有哪些常用技巧。
技巧1 全新限制先睹为快
为了使用户能够在工作表中浏览大量数据，Microsoft Office Excel 2007支持每个工作表中最多有1,000,000行和16,000列。也就是说，Excel单张工作表的容量为1,048,576行乘以16,384列，与2003版的Excel相比，它提供的可用行增加了1,500%，可用列增加了6,300%，容量大幅提升。另外，Excel 2007还支持最多16,000,000种颜色。
而且现在，可以在同一个工作簿中使用无限多的格式类型，而不再仅限于4,000种；每个单元格的单元格引用数量从8,000增长到了任意数量，唯一的限制应该是对电脑内存的考验了。为了改进Excel的性能，微软将内存管理从2003版的Excel中的1GB内存增加到2GB，整整翻一倍。由于Excel 2007支持双处理器和多线程芯片集，用户将同时在包含大量公式的大型工作表中体验到更快的运算速度。
技巧2 灵活添加Excel文档的页眉和页脚
经常使用Excel的用户可能都知道，以往要想为Excel文档添加页眉和页脚绝非是一件轻松的事情，需要经过层层对话框的设置才能完成添加任务。但是现在的Excel能够在完全可预览的“页面布局”视图中为Excel文档添加页眉和页脚，操作过程简单且直观。操作方法如下：
1.在Excel的“功能区”中，单击“插入”选项卡。
2.在“文本”组中单击“页眉和页脚”按钮。
3.在“功能区”中会出现“页眉和页脚工具”的上下文相关选项卡，在其中的“设计”选项卡中提供了我们需要的所有命令，由此可以非常直观地对Excel文档的页眉和页脚进行编辑。
技巧3 以最快的速度来美化表格
在最新的Excel工作表中，用户可以将注意力全部集中在重要数据的输入上，而不必花费任何心思在表格的格式设定与外观的操作上，从而减少劳动量。让Excel来帮助你以最快的速度完成表格的美化工作。操作步骤如下：
1.定位到包含数据的任意单元格中。
2.在“开始”选项卡的“样式”组中，选择一款“套用表格格式”。
3.此时弹出“套用表格式”对话框，指定表数据的来源。
4.单击确定按钮，就会自动为表格添加标题文字颜色、标题单元格填充色以及隔行填充色，并且还会把表格区域转化为列表，得到列表的诸多功能，如自动筛选等。
技巧4 自动套用适当格式与自动创建计算列
当你需要为已有的表格添加新列时，Excel能够自动套用已有格式，无需进行重新设置。此外，在Office Excel表格中，可以快速创建一个计算列。计算列使用一个适用于每一行的公式，它可以实现自动扩展以包括附加行，从而使公式也立即扩展到这些行中。只需将公式输入一次，而无需使用“填充”或“复制”命令。具体操作步骤如下：
1.当你想添加新列时，只需在Excel表格的右侧输入新字段名称，按【Enter】键后便会自动增加一列并自动套用适当格式。
2.定位到“E3”单元格输入计算合计的公式，按【Enter】键后，会自动将公式填充至列表末尾，计算出所有合计金额，自动创建计算列。
如果表格很长，你也不用像以前那样向下拖拽总是找不到末尾，使用起来方便多了。
技巧5 快速删除重复数据
即使有Excel帮忙处理大量数据时，难免遇见出错，眼睛看花了经常会遇到数据重复录入的现象，尽管我们一遍遍地仔细核对，但出现这样的失误有时候还真的很难发现。此时就更要借助Excel了，这样的问题可以轻松得到解决。
1.选中需要检查并删除重复项的单元格区域，并单击“功能区”中的“数据”选项卡。
2.在“数据工具”组中单击“删除重复项”按钮。
3.此时打开“删除重复项”对话框，选择需要对哪些列进行重复值检查。
4.设置完成后单击“确定”按钮，Excel将对选中的列进行重复值检查，并给出处理结果的提示信息。
技巧6 通过渐变颜色直观地掌握数据的整体分布情况
在一个单元格区域中显示双色渐变或三色渐变，颜色的底纹表示单元格中的值，并且渐变颜色能够智能地随数据值的大小而改变，非常强悍吧。新版Excel带来的全新的“色阶”条件格式，让阅读者可以更直观更舒服的查看。
1.选中需要分析的数据，如“A3:C8”单元格区域。
2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的【条件格式】按钮。
3.在“条件格式”下拉菜单中执行“色阶”——>“绿-黄-红色阶”命令。
此时，表中的具体数据便按照数据的大小，以不同颜色展示出来，对于数据统计汇总非常实用，能够让人对整体变化情况一目了然。
技巧7 用长短不一的色条让数据更具表现力
上面是对表格整体进行对照查看，如果你只需要能够一目了然地查看某一列数据的大小情况时，怎么办呢？此时可以为数据应用“数据条”条件格式，数据条的长度即表示单元格中数值的大小。通过观察带颜色的数据条，可以帮助您省去逐个对比数值的时间，从而轻松获悉一列数据中的最大值或最小值。具体操作方法如下：
1.选中表格中的某一个单元格区域。
2.在Excel“功能区”的“开始”选项卡中，单击“样式”组中的“条件格式”按钮。
3.然后，在弹出的下拉菜单中执行“数据条”——>“蓝色数据条”命令。
此时，应用“数据条”条件格式后，可以显而易见的看到整列中的数据最大值和最小值，不必去逐个数据对比看到眼花缭乱。
